領収書がないと経費にできないと思われている方もいらっしゃいます。
ただ、そんなことはありません。
経費にするには裏付けとなる証拠が必要
事業でかかったものを経費とするには、その裏付けが必要です。
経費といえば「領収書」とよくいわれるのは、そのためです。
裏付けが何もないとすると「ほんとにこれ経費？」と認められないリスクを負ってしまいます。
そんなリスク、負いたくはないですよね。
なので領収書をもらっておくのが、基本姿勢として必要ですが、中には領収書がないというこもあります。
ただ、領収書がないからといってすべてがダメということではありません。
領収書でなくても裏付けさえあれば経費として認められることもあります。
領収書がなくても経費にできる裏付けとは？
領収書には、
・日付
・金額
・相手先
・内容（但書き）
が書かれたものです。
対面なりで直接、人とやりとりすることがすべてではない今、領収書がもらえないこともよくあります。
ただ、領収書がなくても経費にできることがあります。
それは、領収書に替わる裏付けをきちんと残すことです。
自販機で買ったお茶代
自販機はそもそも領収書が出てきません。
ただ、領収書がないからいって経費として認められないというわけではありません。
自販機のお茶代に限らず、「売上に貢献する」と説明できるなら経費にできます。
あとはその裏付けが何かという問題なだけです（このあたりはこちらの記事でも触れています）。
・日付
・金額
・相手先
・内容（用途など）
これくらいの情報を領収書に替わる裏付けとして記録しましょう。
市販の伝票やノートに手書きでもいいのですが、できればExcelなどのデータ上で残すようにしましょう。
Excelであればこのような［テーブル］を使った入力がおすすめです。加工や集計も楽にできますので。
この場合だと、A1セルからD7セルまで範囲選択し、
「挿入」→［テーブル］です。
ご祝儀・香典
いっぽうでご祝儀や香典は対面でお渡しするものではありますが、「領収書ください」とは言いませんし、言えません。
ただこれも先ほどの通り、記録を残すことで経費の裏付けとなります（もちろん、仕事に関係する場合はですが）。
案内状などを他の領収書と同じように保存しておくともっといいでしょう。
出席したことの何よりの証拠にもなりますから。
銀行振込での支払い
銀行振込で支払った場合も領収書がもらえないことがほとんどです。
この場合は請求書と通帳やネットバンクの出金履歴が経費の裏付けになります。
お金を受け取った側からすれば、これらがあるわけで、わざわざ領収書も発行する必要はないわけです。
領収書があっても中身が大事
ここまでは領収書がない場合、代わりとなる裏付けがあれば大丈夫というお話でした。
ここから言えることは、裏付けに記録されている情報が大事ということです。
たとえ領収書があったとしても、
・日付が空欄
・金額が合わない
・但書きがお品代
・達筆すぎて読めない
このような状態のままだと、裏付けとしては不十分となってしまいます。
なのでこういう領収書をもらってしまったら、そのままにせず先ほどの記録にでも補足しておきましょう。
ただ、間違っても領収書に直接手書きや修正をしてはいけません。
証拠の改ざんだとますます疑われてしまいますので。
レシートではだめ？
よくあるのが、
・「レシートじゃダメでしょ」
・「領収書じゃないと」
と思い込んでしまっているケース。
ただ先ほどのように、たとえ「領収書」であったとしても、日付が空欄だったり、但書きが「お品代」などだと疑われても仕方ありません。
そのぶんレシートには、こういった項目がきとんと記録されます。
達筆すぎて読めないなんてこともないですし、品名もちゃんとあります。
レシートのほうが改ざんするにも難しいのです。
〇まとめ
領収書がなくても裏付けを残すことで経費にできます。
・日付
・金額
・相手先
・内容（用途など）
を記録するようにしましょう。
レシートがあればその裏付けになります。
台紙に貼ったりして、きれいに保管する必要はありません。
月別にわけてさえいれば十分です。
捨てずに残しておきましょう。
